Om Tjänsten 

Som Office Coordinator har du en bred och varierande roll där du agerar stöd till regionchefen och bidrar till kontorets övergripande struktur och effektivitet. Dina arbetsuppgifter sträcker sig från planerade administrativa uppgifter till ad hoc-uppgifter som behöver lösas snabbt och smidigt. Du är en viktig funktion på kontoret och en nyckelperson för att skapa en trivsam och organiserad arbetsmiljö!

Ditt arbete kommer att vara en kombination av administrativa uppgifter, planering och kommunikation i samarbete med kontorschefen och övriga kollegor. Genom ditt engagemang och din struktur bidrar du till att kontoret når sina uppsatta mål.

Din chef och din utveckling
För att få en så bra start som möjligt kommer du att få en gedigen onboarding av din chef Josefin. Vidare kommer du att få chans till personlig och professionell utveckling i en ung, hungrig företagskultur med en strävan att ständigt utvecklas, växa och trivas på jobbet. Dina karriärvägar hos oss styr du själv och vi ger dig förutsättningarna.

Arbetsuppgifter

Du kommer till exempel att:

• Vara en stöttande funktion gentemot regionchef och ledningsgruppen
  
• Ta emot och ge service till besökare som exempelvis kunder, konsulter, kandidater, interna kollegor och leverantörer
  
• Ansvara för kontakten med leverantörer och hantera beställningar av bland annat kontors- och marknadsmaterial
  
• Svara på löpande frågor och hantera uppkomna problem från medarbetare och kontorsledning
• Ta fram och sammanställa material och presentationer inför interna möten, t.ex. PowerPoint-presentationer
• Sammanställa rapporter, göra analyser och uppdatera rutiner, riktlinjer och dokument
• Arbeta med fakturahantering och attestera reseräkningar
• Koordinera och boka aktiviteter såsom möten, konferenser och events
• Självständigt, eller i samarbete med kollegor, driva interna projekt

Tjänsten passar dig som trivs med arbetsuppgifter som varierar från högt till lågt, då rollen innebär att vara behjälplig där behovet finns!

Vi söker dig som 

För att bli framgångsrik och trivas i rollen är du en person som motiveras av att arbeta mot högt uppsatta mål i en kultur som präglas av en hög energinivå, där vi lyfter varandra och firar framgångar tillsammans. Du har en hög ansvarskänsla, god förmågan att organisera ditt arbete på ett effektivt sätt och säkerställer att du levererar enligt deadline. Att stötta och hjälpa andra kommer naturligt för dig och du har förmågan att anpassa dig för att tillmötesgå olika behov. Du får energi av att interagera med andra och bidrar med engagemang och glädje till din omgivning. Att hantera flera uppgifter av varierad karaktär i ett högt tempo är något du föredrar och känner dig bekväm med. Du håller dig lugn och samlad även i situationer som kan upplevas utmanande och påfrestande för andra.

Som Office Coordinator ser vi att du

• Är studerande på eftergymnasial nivå med minst 1,5 år kvar på dina studier

• Eftersom vi ser långsiktigt på denna tjänst ser vi helst att du inte planerar att åka på utbyte eller har praktik

• Har tidigare erfarenhet av en roll inom service, koordinering eller administration 

• Har goda kunskaper och tidigare erfarenhet av samtliga Office-program

• Har mycket goda kunskaper i engelska och svenska, både i tal och i skrift, då du kommer kommunicera samt skriva material på båda språken

• Innehar B-körkort

Övrig information  

Start: Omgående, enligt överenskommelse 
Omfattning: Deltid, ca 5-15h/vecka
Placering: Smedsgränd, Uppsala
Lön: 143kr/h (exkl. semesterersättning)

Sök tjänsten genom att klicka på skicka ansökan. Vi går igenom urvalet löpande och annonsen kan stängas ner innan tjänsten är tillsatt om vi gått över till urvals och intervjufasen. Observera att denna ansökan sker via en extern site vilket gör att den inte kommer att synas under ”mina sidor” på din profil.

Det första steget i rekryteringsprocessen är två urvalstest, ett personlighetstest och ett problemlösningstest, som vardera tar ca 15 min att slutföra. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.

Vi tar inte emot ansökningar via mail men har du specifika frågor kring tjänsten besvaras dessa på jenny.sundstrom@academicwork.se under kontorstid. 

Om Academic Work

Academic Work är ett bemannings- och rekryteringsföretag som sedan starten 1998 har hjälpt över 130 000 young professionals världen över till jobb. Vi strävar efter att bygga en arbetsplats i absolut världsklass, målet är att ingen medarbetare på Academic Work ska vilja jobba någon annanstans. Vår kultur präglas av våra våra tre värderingar: Share Energy, Beat Yesterday och Show Heart!

Vår kultur & våra värderingar
Vår mission – We make people grow
Instagram
Facebook