Office Coordinator till Academic Work, Linköping!
Trivs du som bäst när du är mitt i händelsernas centrum? Hos oss erbjuds du en ambitiös och händelserik miljö där din insats är av största vikt för både våra medarbetare, kunder och konsulter!
Om Tjänsten:
Som Office Coordinator har du en bred och varierande roll med flera olika ansvarsområden. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är att ansvara för kontorets reception samt att underlätta för kontorschefen att planera, leda, genomföra och följa upp olika projekt och aktiviteter. Du förväntas med andra ord avlasta i en mängd olika uppgifter i syfte att frigöra tid och möjliggöra att kontorschefen kan prioritera tillgänglighet och närvaro för kontorets ledningsgrupp, operativa medarbetare och Academic Works aktuella fokusområden. I receptionen ger du förstklassig service till alla som antingen besöker kontoret eller som ringer via vår växel.
Här jobbar du i en fartfylld, ansvarsfull och affärsorienterad miljö där ditt arbete är en viktig del för kontorets, och Academic Works, fortsatta framgång!
Arbetsuppgifter:
Du kommer till exempel att:
- Ta emot och ge service till besökare som exempelvis kunder, konsulter, kandidater, interna kollegor och leverantörer.
- Ge service via telefon genom vår centrala växel.
- Personalansvar för ett antal deltidsanställda i receptionen.
- Ansvara för kontakten med leverantörer och hantera beställningar av bland annat kontors- och marknadsmaterial.
- Vara en stöttande funktion gentemot kontorschef och ledningsgruppen.
- Svara på löpande frågor och lösa uppkomna problem som inkommer från medarbetare och kontorsledning.
- Ta fram och sammanställa material och presentationer inför interna möten, till exempel Power Point-presentationer.
- Sammanställa rapporter, göra analyser och uppdatera rutiner, riktlinjer och dokument, samt ta mötesanteckningar.
- Arbeta med fakturahantering – attestera fakturor, reseräkningar och dylikt.
- Koordinera och boka olika aktiviteter som konferenser, utbildningar, möten och events.
- Självständigt, eller i samarbete med kollegor, driva olika interna projekt.
Tjänsten passar dig som trivs med arbetsuppgifter som varierar från högt till lågt, då rollen innebär att vara behjälplig där behovet finns!
Vi söker dig som:
- Brinner för att ge bästa möjliga service.
- Har ett par års tidigare erfarenhet av att arbeta inom administration, gärna i en koordinerande roll där du fått använda din förmåga att ta egna initiativ och arbeta självständigt.
- Har mycket goda kunskaper i samtliga Office-program.
- Har mycket goda kunskaper i engelska och svenska, både i tal och i skrift, då du kommer kommunicera samt producera material på båda språken.
- Har B-körkort.
Du är en person som snabbt anpassar dig till nya omständigheter och är lösningsfokuserad även när du stöter på motgångar. Eftersom du hanterar mycket information är det av största vikt att du är strukturerad samt har en hög integritet och förståelse för hur konfidentiella frågor bör hanteras. Din förmåga att arbeta självständigt är hög och du trivs med att arbeta målinriktad samt anstränger dig för att leverera dina uppgifter utifrån deadlines. Slutligen har du en god kommunikativ förmåga i såväl tal som skrift.
Till dig som vill lite mer - välkommen till oss!
We reward ambition!
Övrig information :
- Start: Omgående eller enligt överenskommelse.
- Omfattning: Heltid.
- Placering: Linköping.
Sök tjänsten genom att klicka på Ansök via annan site nedan. Vi går igenom urvalet löpande och annonsen kan stängas ner innan tjänsten är tillsatt om vi gått över till urvals och intervjufasen. Det första steget i rekryteringsprocessen är två urvalstest, ett personlighetstest och ett problemlösningstest, som vardera tar ca 15 min att slutföra. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.
Vi tar inte emot ansökningar via mail men har du specifika frågor kring tjänsten besvaras dessa på petra.svensson@academicwork.se under kontorstid. Skriv annonstiteln i rubriken och kopiera gärna in länken till annonsen i ditt mail. För generella funderingar kring din ansökan/vår rekryteringsprocess finns vi ofta tillgängliga i chatten här på webben under vardagar så hör gärna av dig där!
Om Academic Work:
Vårt mål är att erbjuda den bästa arbetsplatsen och vår företagskultur präglas av tre värderingar: Share Energy, Beat Yesterday och Show Heart. Som Office Coordinator blir du en del av ett team som lever upp till dessa värderingar varje dag. Vi tror på att ha roligt på jobbet, sprida positiv energi, nå imponerande resultat och att alltid vilja utvecklas! #weareacadedemicwork
Hur är det att jobba på Academic Work
Vår kultur på Academic Work
CSR och miljö på Academic Work
Instagram @Academic Work
Facebook @Academic Work
LinkedIn @Academic Work
- Avdelning
- Business Support
- Roll
- Office Coordinator
- Platser
- Academic Work Linköping
- Distansarbete
- Hybridarbete
Academic Work Linköping
Office Coordinator till Academic Work, Linköping!
Trivs du som bäst när du är mitt i händelsernas centrum? Hos oss erbjuds du en ambitiös och händelserik miljö där din insats är av största vikt för både våra medarbetare, kunder och konsulter!
Läser in ansökningsformuläret